전자문서 활성화, 샵메일 필요성 이유는 무엇?

샵메일(#메일), 이메일 있는데 굳이 필요할까?

대부분이 사람들이 이메일을 사용하고 있다보니 아마 위 소제목과 같은 의문을 한번쯤은 가져보셨을 겁니다. 저 또한 샵메일 탄생(?)의 취지까지는 이해를 하지만 또 하나의 번거로움이 발생하는 부분에 있어서는 '왜?' 라는 의문부호가 마음 속에서 사라지질 않았는데요.

얼마전에도 소개해 드렸던 것처럼 그 추진 배경 등을 설명듣고 나니 어느 정도 수긍이 되는 부분이 있더군요.

결론부터 말씀드리면, 샵메일은 이메일이 갖는 단점(본인확인, 부인방지, 증명확인)에 대한 부분을 적극 보완하여 이에 특화된 기능을 하는 것이 특징인데요. 개인정보보호를 요하는 분야, 법적효력이 필요한 분야, 문서보안이 필요한 분야 등에서의 사용을 목적으로 합니다. 

즉, 무언가 증명하게 위한 문서 수발신에 이점을 보이는데요. 지금부터 샵메일과 이메일의 차이점, 샵메일의 탄생배경과 기대효과 등을 간단하게 정리해드리도록 하겠습니다.

전자문서 활성화, 샵메일 필요성 이유는 무엇?

먼저, 아래는 기존의 종이문서 대신 전자문서를 활성화해야 하는 이유와 그 방안에 대한 내용입니다. ▼

보시는 것처럼 내용증명 등이 필요한 종이문서는 이용하기 위해 우체국을 찾아야 하는 번거로움과 보안성이 다소 떨어진다는 아쉬움을 안고 있죠? 게다가 위에서 확인할 수 있듯이 분류, 보관, 검색, 폐기 과정에서 연간 28조원이라는 막대한 사회적 비용이 발생하기도 하는 문제점을 갖고 있습니다. ▼

하지만, 다들 아시는 것처럼 전자문서는 이런 단점이 전혀 없다는 것이 장점입니다. 신속하게 원하는 내용을 수발신하는 것이 가능하고, 보안성 또한 뒷받침됩니다. 게다가, 샵메일의 경우에는 송수신 증명까지 가능하다는 이점을 보이기도 합니다.

방금 언급한 '증명' 이라는 키워드와 관련와 관련해서 샵메일과 이메일은 극명한 차이를 보이는데요. 사실 이메일도 수신확인이 가능하긴 하지만 이는 편법을 통한 과정일 뿐입니다. 게다가 모든 이메일 서비스가 해당 기능을 지원하지도 않고요. ▼

즉, 이메일은 100% 확실하게 수신 확인을 증명할 수 있는 방법이 모호하다는 것이 중론입니다. 그렇기 때문에 각종 증명서, 통지서 등 '명확함, 법적효력' 등이 요구되는 과정에서는 샵메일(#메일)의 필요성이 크다 할 수 있겠습니다.

마지막으로, 샵메일 서비스이용으로 인한 기대효과입니다. 이미 대부분 간단하게 서술했던 내용인지라 다들 쉽게 짐작하실 수 있을텐데요. ▼

문서유통 시간 단축으로 업무효율이 향상되고, 문서유통 비용 절감으로 경제적 효과가 좋아질 수 있습니다. 또한, 문서유통의 이력이 보관ㆍ증명됨으로 업무투명성이 향상되고, 원치 않는 정보 및 보안사고로부터 안전하게 보호받을 수 있는 효과를 기대할 수 있겠습니다.

이에 현재 예비군 통지서 등은 이미 샵메일로 보내고 있는 상황이기도 한데요. 강제성이 없다는 것이 공식적인 입장이긴 하지만 예비군들의 후기(?)를 보면 이 부분에서 논란의 여지가 있어 보이긴 하더군요. ▼

물론, 표면적으로는 신청자에 한해 샵메일로 예비군소집통지서를 전송한다고는 하지만 받아들이는 입장에서 그렇게 느끼지 못한다면 '강제성' 측면에 대해서는 다시금 고심해볼 필요가 있어 보입니다.

지금까지 샵메일(#메일) 서비스가 왜 필요한지, 그리고 종이문서 및 이메일과 비교했을 때 어떤 이점을 갖는지 살펴봤는데요. 아직까지 서비스 초기단계라 보완할 점이 많이 보이긴 하지만 법적효력이 요구되는, 그 어떤 증명이 되어야 하는 문서를 주고 받는데 있어서는 분명 효율적인 녀석이 아닌가 생각되네요.

즉, 이전에도 말씀드렸던 것처럼 본인확인, 수신확인, 내용증명 등이 필요한 공공기관이나 개인 입장에서는 충분히 활용가치가 있는 서비스라 여겨집니다. 샵메일에 대한 정보가 궁금하신 분들께 도움이 되는 내용이었길 바래요. 이 글은 여기까지입니다 ^^

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